Precios de un software de turnos: de qué se compone y cómo compararlos

Los componentes del costo

• Suscripción o licencia: pago recurrente (mensual o anual) o compra única del software.
• Equipos: terminal o kiosco, pantallas, impresora, soportes, cableado. En el hardware dedicado suelen venir del proveedor; en la nube los provee el cliente con dispositivos comunes.
• Instalación y puesta en marcha: visita técnica, configuración de servicios y usuarios, pruebas.
• Mensajería: avisos por SMS o WhatsApp. Suele cobrarse por consumo, con paquetes o por mensaje.
• Soporte y mantenimiento: canal, horario y tiempos de respuesta; a veces es un servicio aparte.
• Integraciones: conexión con otros sistemas por API o a medida.
• Capacitación: al inicio y por rotación de personal.
• Consumibles y reposición: papel térmico, tablets que se dañan o se vuelven obsoletas, televisores.
• Impuestos: en Colombia, el IVA general es del 19 %; confirma si las cifras que recibes lo incluyen.

Modelos de cobro más comunes

• Núcleo gratuito con extras de pago: lo básico no cuesta y se paga por aplicaciones o servicios adicionales.
• Por sede: una tarifa por cada punto de atención.
• Por puesto u operador: se cobra según cuántos puestos usan el sistema.
• Por turno o por volumen: se paga por cada atención gestionada.
• Por organización: una tarifa para toda la empresa, sin importar las sedes.
• Compra única más soporte: se paga el equipo y la licencia al inicio y un mantenimiento anual.

Ninguno es mejor en abstracto. Un modelo por turno favorece a quien tiene poco volumen; uno por sede favorece a quien tiene mucho volumen en pocas sedes; uno por organización favorece a quien crece en sedes.

Cómo calcular el costo total a tres años

La comparación honesta pone todo en la misma ventana de tiempo y en la misma unidad. Para cada propuesta:

costo total a tres años = costo inicial (equipos + instalación + capacitación) + 36 meses de suscripción y mensajería + soporte + reposición de equipos + impuestos

Un ejemplo ilustrativo con unidades monetarias ficticias (u), solo para mostrar el cálculo, no son precios de mercado:

El ejemplo muestra por qué conviene la ventana larga: la propuesta A parece cara al inicio y barata por mes, y la B al revés. Con cifras reales, el resultado puede ser el opuesto; lo importante es que ambas se calculen igual. Para tu caso, cambia las cifras por las de tus cotizaciones y añade, si aplica, la sede número cuatro.

Qué preguntar para cotizar de forma comparable

1. ¿Qué incluye exactamente el precio: equipos, instalación, capacitación, soporte, mensajería?
2. ¿Cuánto cuesta agregar una sede y cuánto tarda?
3. ¿Hay costo de permanencia o penalización por cancelar?
4. ¿Cómo se cobran los mensajes y los paquetes vencen?
5. ¿Qué pasa con el precio al renovar? ¿Está fijado o puede subir?
6. ¿En qué moneda se factura y se incluyen impuestos?
7. ¿Puedo exportar mis datos al salir y en qué formato?
8. ¿El soporte tiene horario y tiempos de respuesta por escrito?

La plantilla de requerimientos reúne estas preguntas para enviarlas por escrito a cada proveedor.

Costos que suelen olvidarse

• Internet de respaldo si la operación depende de la conexión.
• Reposición de dispositivos: una tablet de uso público dura menos que una de oficina.
• Tiempo del equipo para configurar y mantener el sistema.
• Papel térmico y tinta si se imprime el número.
• El costo de no decidir: la espera también cuesta. La calculadora del costo de la espera ayuda a ponerle cifra, con tus propios supuestos.

Un dato de referencia, declarado

Kiuu tiene un núcleo operativo gratuito sin límite de tiempo y aplicaciones opcionales con mensualidad por sede; los equipos los provee quien lo usa. Se menciona como un ejemplo del modelo «núcleo gratuito con extras de pago», no como recomendación: consulta su página de planes para las tarifas vigentes.